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AbbVie Chargé d'évènements et congrès H/F CDD 6 mois in Rungis, France

Chargé d'évènements et congrès H/F CDD 6 mois

France, Île-de-France, Rungis

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Marketing

Requisition #2001041

Mission Principale

  1. Maximiser l’adéquation entre la demande de nos clients internes et la prestation extérieure

  2. Garantir expertise, support et conseil aux demandeurs internes, leur apporter des solutions dans la gestion et la réalisation de leurs opérations et proposer des axes d’amélioration afin de permettre au service de gagner en efficience

  3. Dans le respect des procédures internes, d’Ethique & Conformité et de transparence, de la réglementation en vigueur, et des outils mis à disposition par l’entreprise, assurer la gestion et l’organisation opérationnelle/logistique des congrès nationaux et internationaux/symposia/séminaires/RP

  4. Contribuer, à définir des objectifs de sources d’efficience au profit des clients internes

Activités Principales

1.

  • Prendre les briefs auprès des clients internes.

  • Orchestrer les opérations avec les collaborateurs internes et les partenaire/prestataires associés (agences référencées, organisateurs de congrès…) et être présent au cours de l’opération pour s’assurer du bon déroulement.

  • Apporter un savoir-faire et faire profiter de son expertise dans l’organisation d’événement avec pour objectif la satisfaction des clients internes et externes.

  • Gérer les dossiers de la planification jusqu’à leur réalisation (en passant par le suivi et la facturation), piloter la logistique et animer les équipes dédiées.

  • Etre à l’écoute et proactif quant aux attentes des clients internes (assure des réunions de préparation, de suivi, de débriefing, de synthèse) pour obtenir l’excellence de l’organisation d’événements.

  • Etre le garant budgétaire des opérations.

  • Analyser les données financières de chaque opération.

2.

  • Anticiper les demandes de briefs des clients internes et jouer un rôle de conseil.

  • Construire le support de brief en équipe.

  • Animer et assurer le suivi des actions de sensibilisation et de formation des clients internes quand cela est nécessaire.

  • Etre un acteur impliqué dans les projets d’amélioration continue.

  • Etre force de propositions.

3.

  • Etre le garant du respect des process afin d’éviter des écarts qui pourraient en découler.

  • Respecter les procédures internes, les procédures d’Ethique & Conformité et de transparence, les règles DMOS et la règlementation en vigueur, les procédures finance et « métiers ».

  • Maitriser les outils mis à sa disposition par l’entreprise dans le cadre de ses fonctions (Evenium/Veeva/Naya…), les bases de données et être capable de délivrer les données nécessaires à l’analyse et au pilotage de l’activité.

  • Assurer un suivi administratif des opérations dans le respect des process.

  • Etre en mesure de remettre tous les documents conformes et nécessaires en cas d’Audit.

4.

  • Mettre à profit le partage des connaissances au sein de l’équipe congrès, sur les clients internes, leurs attentes, leur mode de fonctionnement pour proposer des améliorations.

  • Enrichir et faire vivre la base de données CLIC’EVENT par des informations internes et externes.

  • Etudier et analyser les stands des concurrents.

  • Rechercher et proposer de nouveaux lieux d’événements (internes ou externes).

Relations Professionnelles

Internes: équipes opérationnelles (ex : BUD, BUM, CDP, DVM…), fonctionnelles/supports : finance, DMOS, transparence, pôle CRM et les chargés d’événements.

Externes: agences, partenaires, congressistes, standistes, invités aux événements (ex : PDS), tous sites événementiels…

Qualités requises

  • Orientation client

  • Travailler en équipe

  • A la capacité de travailler dans une structure matricielle.

  • Force de proposition.

  • Apport de solution, résolution des problèmes

  • Dans les situations difficiles, avoir la capacité de prendre du recul pour permettre de rester sur l’analyse des faits.

  • Esprit d’analyse et de synthèse,

  • Rigoureux, précis, organisé

  • Méthodique,

  • Organisé,

  • Responsable,

  • Structuré,

  • Capacité forte d’adaptabilité (flexibilité).

Formation Initiale et Expérience minimum Requis

Formation: idéalement Bac + 3/4 ou expérience significative dans le domaine.

Spécialisation événementiel/communication/commerce

Connaissances : maîtrise des outils bureautiques (pack Office). Maîtrise souhaitée de NAYA et Evenium. Connaissance du métier de « l’événement » et du milieu pharmaceutique.

Expérience: minimum 5 ans en agence ou chez l’annonceur.

Niveau d’anglais : bon niveau (lu, écrit, parlé).

Additional Information

  • Significant Work Activities and Conditions: Continuous sitting for prolonged periods (more than 2 consecutive hours in an 8 hour day)

  • Travel: Non

  • Job Type: Expérimenté

  • Schedule: Temps plein

  • Job Level Code: IC

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