AbbVie CDD Assistant(e) Marketing & Congrès HCV H/F in Rungis, France

CDD Assistant(e) Marketing & Congrès HCV H/F

France, Île-de-France, Rungis

2 additional locations

France, Île-de-FranceFrance

Administrative Services

Requisition #1808284

CDD 18 mois

  • Garantir rigueur, support et conseil aux chefs de produit, leur apporter des solutions dans la gestion et la réalisation de leurs opérations et proposer des axes d’amélioration

  • Dans le respect des procédures internes, d’Ethique & Conformité et de transparence, de la réglementation en vigueur, et des outils mis à disposition par l’entreprise, assurer la gestion et l’organisation opérationnelle/logistique des opérations nationales, ainsi que gérer et réaliser une partie du matériel promotionnel.

Activités Principales

  • Organisation/Evènements : Gérer les dossiers de la planification jusqu'à leur réalisation

  • Orchestrer les opérations avec les collaborateurs internes et les partenaire/prestataires associés.

  • Apporter un savoir-faire et faire profiter de son expertise dans l’organisation d’événement avec pour objectif la satisfaction des clients internes et externes.

  • Respecter les procédures internes, les procédures d’Ethique & Conformité et de transparence, les règles DMOS et la règlementation en vigueur,

  • Etre le garant budgétaire des opérations.

  • Anticiper et rédaction des briefs. Contractualisation dans Icertis et rédaction des PA

  • Création des CCS et des MASR dans Naya

  • Gestion des listes (validation des listes par le médical, liste prévisionnelle et définitive)

  • Piloter la logistique seule ou avec le service Congrès (choix des lieux, choix des menus…)

  • Réalisation de stands de moins de 18 mètres carré

  • Organisation des Welcome Session et des synthèses de congrès (logistique et validation des supports)

  • Relance du terrain pour confirmer un maximum de PDS présents sur la base d’Evenium

  • Saisie des invités congrès dans la base du Global

  • Rédaction de roadbook pour le staff

  • Assurer le suivi administratif dans le respect des process : tableaux de transparence, remboursement des frais des PDS,...

  • Constituer les dossiers d’Audit pour être en mesure de remettre tous les documents conformes et nécessaires en cas d’Audit.

  • Matériel promotionnel :

  • Gestion hebdomadaire des stocks du matériel promotionnel pour les réseaux AbbVie et Recordati : analyse des stocks, demande d’impression, mise à jour du fichier OGM, gestion des dotations

  • Rédaction et validation des listes positives (réseau HCV, réseau gastro, réseau Recordati, réseau CallMediCall)

  • Apporter un support pour les dossiers de soumission/ validation du matériel promotionnel à l’ANSM

  • Réalisation de matériel promotionnel simple : brief à l’agence et circuit PromoMats, suivi des changements du packaging jusqu’à la livraison

  • Contractualisation et suivi du plan presse

  • Divers :

  • Prend en charge de façon autonome un certain nombre de dossiers / missions confiées par son responsable et les Chef de Produits

  • Formalise les relations avec les prestataires (contrats avec outil Icertis)

  • Gestion de l’agenda des réunions marketing et du suivi des actions

  • Organisation d’évènements internes en partenariat avec le Service Communication

  • Gestion d’agendas compliqués

  • Réalisation des notes de frais

Profil recherché :

  • Idéalement Bac + 2/3 ou expérience significative dans le domaine

  • Minimum 5 ans d’expérience au sein d’un service de visite médicale et/ou marketing.

  • Maîtrise des outils bureautiques (pack Office). Maîtrise souhaitée des process DMOS. Connaissance du milieu pharmaceutique.

  • Bon niveau d'anglais écrit et oral

  • Rigueur, précision, excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités

  • Esprit d'équipe et collaboratif

  • Capacité de travailler dans une structure matricielle

  • Orientation client,

  • Force de proposition, Apport de solution, Résolution des problèmes,

  • Accepte le feed-back,

  • Capacité forte d’adaptabilité (flexibilité)

Additional Information

  • Travel: Non

  • Job Type: Travail temporaire

  • Schedule: Temps plein