AbbVie Assistant(e) Chargé(e) de Projets Congrès et Événements H/F in Rungis, France

Assistant(e) Chargé(e) de Projets Congrès et Événements H/F

France, Île-de-France, Rungis

Administrative Services

Requisition #1803135

Mission Principale :

1. Assister les collaborateurs du service dans la gestion de leurs projets.

2. Sur les projets qui lui seront confiés, maximiser l’adéquation entre la demande de nos clients internes et la prestation extérieure en garantissant support et conseil aux demandeurs internes et en leur apportant conseil.

3. Dans le respect des procédures internes, d'Ethique & Conformité et de transparence, de la réglementation en vigueur, et des outils mis à disposition par l'entreprise, assurer la gestion et l'organisation opérationnelle/logistique des congrès nationaux et internationaux/

symposia/ séminaire/ RP.

Activités Principales :

I. Organisation des évènements :

  • Participer à la gestion des séminaires/réunions internes

  • Participer à la gestion des congrès/symposium à destination des professionnels de santé

  • Consolider les chiffres du service, suivre l’activité de reporting

  • Supporter l’activité du service dans les tâches administratives

  • Enrichir et faire vivre la base de données AbbVie CLIC’EVENT par des informations internes et externes

II. Prendre en charge l’activité stand de l’entreprise :

  • Anticiper et prendre les briefs auprès des clients internes.

  • Apporter conseil aux équipes internes dans la réalisation et la mise en œuvre de leur stand.

  • Anticiper et accompagner les appels d’offres.

  • Orchestrer les opérations avec les collaborateurs internes et les partenaires/prestataires associés (standistes, traiteurs, organisateurs de congrès…)

  • Dans le cadre des stands, peut être amené à se déplacer sur le lieu de l’événement

  • Gérer les dossiers de la planification jusqu’à leur réalisation (en passant par le suivi et la facturation), piloter la logistique et animer les équipes dédiées.

  • Etre à l’écoute et proactif quant aux attentes des clients internes (assure des réunions de préparation, de suivi, de débriefing, de synthèse) pour obtenir l’excellence de l’organisation d’événements.

  • Etre le garant budgétaire des opérations.

  • Analyser les données financières de chaque opération.

  • Etudier et analyser les stands des concurrents.

III. Partie Administrative & Suivie :

  • Etre le garant du respect des process afin d’éviter des écarts qui pourraient en découler.

  • Respecter les procédures internes, les procédures d’Ethique & Conformité et de transparence, les règles DMOS et la règlementation en vigueur, les procédures finance et « métiers ».

  • Maitriser les outils mis à sa disposition par l’entreprise dans le cadre de ses fonctions (Evenium/Naya…), les bases de données et être capable de délivrer les données nécessaires à l’analyse et au pilotage de l’activité.

- Assurer un suivi administratif des opérations dans le respect des process.

Relations Professionnelles :

  • Internes : équipes opérationnelles (ex : chefs de produits marketing, Business Unit Manager…), fonctionnelles/supports : finance, DMOS et les chargés d’événements.

  • Externes : agences, partenaires, standistes, traiteurs, invités aux événements (ex : PDS), tous sites événementiels…

Qualités Requises :

· Orientation client,

· Travail en équipe,

· A la capacité de travailler dans une structure matricielle,

· Force de proposition,

· Apport de solution, force de proposition,

· Dans les situations difficiles, avoir la capacité de prendre du recul pour permettre de rester sur l’analyse des faits,

· Esprit d’analyse et de synthèse,

· Rigoureux, précis,

· Méthodique,

· Organisé,

· Responsable,

· Structuré,

· Capacité forte d’adaptabilité (flexibilité).

Formation Initiale et Expérience minimum Requis :

  • Formation : Bac +3/Bac+4

  • Spécialisation événementiel/communication/commerce

  • Connaissances : maîtrise des outils bureautiques (pack office)

  • Niveau d'anglais : bon niveau (lu, écrit, parlé).